Nebenkostenabrechnung - Was beachten
Zur Miete und im Eigenheim
Beim Wohnen spielen neben der eventuellen Kaltmiete auch die Nebenkosten eine wichtige Rolle. Sie umfassen verschiedene allgemeine Betriebskosten, die für das Wohnen anfallen. Es ist wichtig, sich über diese zusätzlichen Kosten im Klaren zu sein, um die monatlichen Ausgaben richtig einzuschätzen und finanzielle Überraschungen zu vermeiden.
Inhaltsübersicht
Nebenkosten sind zusätzliche Ausgaben neben der Kaltmiete, wie Heizung und Wasser.
Sie werden anhand des tatsächlichen Verbrauchs oder per Verteilerschlüssel berechnet.
Umlagefähige Nebenkosten dürfen auf Mieter übertragen werden.
Abrechnungen haben materielle und formelle Anforderungen.
Auch im Eigentum gibt es Nebenkosten.
Eine Abgrenzung der Begrifflichkeiten.
1. Was sind Nebenkosten
1.1 Erklärung und Definition
Die Nebenkostenabrechnung darf alle umlagefähigen Betriebskosten umfassen, die im Laufe eines Jahres angefallen sind.
Für Mieter sind nicht nur die Kaltmiete, sondern auch die Nebenkosten ein wesentlicher Faktor bei der Entscheidung für eine Wohnung. Diese können je nach Wohnlage, Größe und Ausstattung der Wohnung erheblich variieren und den finanziellen Aufwand spürbar beeinflussen.
Nebenkosten bei Mietwohnungen (enthalten)
Die Betriebskosten einer Mietwohnung, die in der Nebenkostenvorauszahlung enthalten sind, werden jährlich abgerechnet. Hierbei werden die tatsächlich entstandenen Kosten mit der geleisteten Vorauszahlung verrechnet. Etwaige Differenzen werden dann als Nachzahlung oder Rückzahlung an den Mieter ausgeglichen. Diese Abrechnung erfolgt über eine festgelegte Abrechnungsperiode und beinhaltet eine nachvollziehbare Aufschlüsselung der Kosten, die der Vermieter dem Mieter bereitstellt.
Hinweis!
Es ist wichtig zu verstehen, dass es sich bei den Nebenkosten lediglich um Vorauszahlungen handelt. Ist diese Vorauszahlung vom Vermieter zu niedrig angesetzt, kann es zu erheblichen Nachzahlungen kommen. Zu niedrige Nebenkostenvorauszahlungen lassen hier die Warmmiete geringer erscheinen, als sie dann tatsächlich ist.
Nebenkosten bei Mietwohnungen (selbst angemeldet)
Bei einer Mietwohnung gibt es Kosten, die man selbst anmelden und direkt an den Versorger zahlen muss. Dies trifft beispielsweise auf die Stromkosten zu.
1.2 Heißwasser über Heizung oder Strom
Die Heißwasser-Erzeugung über die Heizung ist üblicherweise energieeffizienter als die über Strom per Durchlauferhitzer und hat somit Einfluss auf Deine effektiven Nebenkosten.
Beachte, dass Du Strom üblicherweise selbst anmelden musst, dieser daher direkt über Dich läuft und somit nicht in den Nebenkostenvorauszahlungen der Warmmiete enthalten ist. Dennoch spricht man auch hier von Nebenkosten. Somit führt dies möglicherweise zu niedrigeren Nebenkosten aber zu einer höheren Stromrechnung.
Hauptenergieträger der Wohnung Es gibt auch Effizienzunterschiede, die sich auf die Höhe der effektiven Nebenkosten auswirken können. Neben dem bereits erwähnten Durchlauferhitzer für Heißwasser spielt insbesondere die Art der Heizung eine wichtige Rolle. Verschiedene Heizsysteme wie moderne Erdwärmepumpen, Gas-, Fernwärme- oder Ölheizungen können deutliche Preisunterschiede mit sich bringen.
2. Berechnung der Nebenkosten
2.1 Nebenkosten Abrechnung Vorlage
Excel-Vorlage und Anleitung
Nutze unsere Excel-Vorlage um die Nebenkostenabrechnung mit unserer Anleitung selbst zu erstellen:
Download (Excel)
Die Anleitung:
Hinweis!
Wir empfehlen, zunächst diesen Artikel zu lesen, um ein besseres Verständnis für die Nebenkosten zu bekommen. Dies erleichtert die Umsetzung bei der Abrechnung in der Praxis.
3. Umlagefähigkeit von Nebenkosten
3.1 Was bedeutet Umlagefähigkeit
Wer zahlt was?
Die Umlagefähigkeit von Nebenkosten ist ein zentrales Thema für Vermieter und Mieter. Sie definiert, welche Betriebskosten Vermieter auf Mieter umlegen dürfen. Diese Regelungen sind entscheidend für die korrekte Berechnung und Abrechnung der Gesamtmietkosten.
3.2 Umlagefähige Nebenkosten (ggf. Weitere)
Welche Kosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen?
Heizung
Warmwasser
Kaltwasser
Abwasser
Müllabfuhr
Hausmeister
Treppenhausreinigung
Gartenpflege
Straßenreinigung
Allgemeinstrom (Beleuchtung)
Kabelanschluss
Schornsteinreinigung
Betriebskosten Aufzug
Grundsteuer B
Versicherungen (manche)
3.3 Nicht umlagefähige Nebenkosten (ggf. Weitere)
Welche Kosten darf der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen?
Instandhaltungen
Renovierungen
Modernisierungen
Verwaltungskosten
4. Fristen und Vorgaben zur Abrechnung
Die Nebenkostenabrechnung ist ein zentraler Aspekt des Mietrechts, geregelt durch spezifische Fristen und Vorgaben. Laut § 556 Abs. 3 BGB müssen Vermieter die Abrechnung der Nebenkosten innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter vorlegen. Dies impliziert, dass die Abrechnung für das Kalenderjahr 2023 spätestens bis zum 31. Dezember 2024 beim Mieter sein muss. Ein Versäumnis dieser Frist führt dazu, dass der Vermieter gemäß § 556 Abs. 3 BGB das Recht auf Nachforderungen für diesen Zeitraum verliert. Der Mieter bleibt jedoch zur Zahlung verpflichtet, wenn er der Abrechnung nicht fristgerecht widerspricht. Zudem hat der Mieter nach Erhalt der Abrechnung ein Prüfungsrecht von zwölf Monaten, innerhalb dessen er Einwände gegen die Abrechnung geltend machen kann.
Achtung!
Das Prüfungsrecht von zwölf Monaten, welches im § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB verankert ist, bezieht sich auf das Recht des Mieters, Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung zu erheben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Mieter bis zu 12 Monate Zeit hat, um etwaige Nachzahlungen zu begleichen. Die Frist für die Begleichung einer Nachzahlung ist gesetzlich nicht genau definiert, wird jedoch in der Praxis häufig mit einer Dauer von 30 Tagen als angemessen betrachtet.
5. Nebenkosten im Eigentum
Beim Eigentum von Immobilien sind Nebenkosten ein wesentlicher Bestandteil, der nicht unterschätzt werden sollte. Diese Kosten beinhalten regelmäßige Ausgaben wie die Instandhaltung von Gemeinschaftseigentum, Gebäudeversicherung und Grundsteuer. Ein besonders wichtiger Aspekt ist die Instandhaltungsrücklage. Diese Rücklage ist essentiell für die langfristige Werterhaltung und Pflege der Immobilie. Eigentümer zahlen in der Regel monatlich in diese Rücklage ein, um für zukünftige Reparaturen oder Sanierungen finanziell vorbereitet zu sein. Eine angemessene Instandhaltungsrücklage hilft, größere Sonderumlagen zu vermeiden und stellt sicher, dass ausreichende Mittel für unerwartete Reparaturen vorhanden sind. Es ist wichtig, dass diese Rücklagen in der Jahresabrechnung transparent ausgewiesen und sachgerecht verwaltet werden, um die Substanz und den Wert der Immobilie zu sichern.
Praxis!
Für Eigentümer von Häusern, die nicht durch eine Hausverwaltung betreut werden, ist es besonders ratsam, selbstständig eine Instandhaltungsrücklage zu bilden. Dies ermöglicht es, finanziell auf unvorhergesehene Reparaturen oder notwendige Sanierungen vorbereitet zu sein und die Werterhaltung der Immobilie langfristig zu sichern.
6. Nebenkosten, Hausgeld, Betriebskosten
6.1 Eine Abgrenzung der Begrifflichkeiten
Die Begriffe Nebenkosten, Nebenkostenvorauszahlung, Hausgeld, Hausgeldvorauszahlung und Betriebskosten sind essenziell im Kontext von Miet- und Eigentumswohnungen.
Nebenkosten sind zusätzliche Kosten, die über die Kaltmiete hinausgehen und typischerweise Aufwendungen für Heizung, Wasser und andere laufende Kosten umfassen. Nebenkostenvorauszahlungen sind monatliche Zahlungen, die Mieter zusätzlich zur Kaltmiete leisten, um die voraussichtlichen Nebenkosten zu decken. Diese Vorauszahlungen werden in der Regel einmal jährlich abgerechnet.
Hausgeld hingegen bezieht sich auf Eigentümer in einer Eigentumswohnung und deckt Ausgaben für die Instandhaltung und Verwaltung des gemeinsamen Eigentums ab. Hausgeldvorauszahlungen sind ähnlich den Nebenkostenvorauszahlungen, werden aber von den Eigentümern, häufig an eine Hausverwaltung, geleistet.
Betriebskosten sind ein Teil der Nebenkosten, umfassen aber spezifisch die laufenden Kosten für den Betrieb und die Instandhaltung des Mietobjekts.
Hinweis!
